倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存盤點(diǎn)后,難免會(huì)出現(xiàn)差異。盤點(diǎn)結(jié)果與賬面庫(kù)存結(jié)果之間的差異,主要有三種:一是數(shù)量差異、二是存放位置差異、三是存貨質(zhì)量差異。
盤點(diǎn)管理中容易出現(xiàn)的一個(gè)誤區(qū)是,盤點(diǎn)如果出現(xiàn)盤盈沒(méi)事,如果是盤虧就要處理,有些庫(kù)管人員將盤盈結(jié)果向客戶隱瞞,甚至將盤盈物品留作私用。
盤點(diǎn)的目的,是發(fā)現(xiàn)差異,并消除差異。消除差異的辦法,是與差異類型以及發(fā)生差異的原因緊密相關(guān)的。
一、盤盈的處理辦法
盤盈的意思是實(shí)際庫(kù)存比賬面庫(kù)存數(shù)量多。出現(xiàn)盤盈的情況有很多,其處理辦法也不盡相同。
1、出庫(kù)時(shí)貨品少發(fā)造成的盤盈
這時(shí)候要及時(shí)追查上一次盤點(diǎn)與本次盤點(diǎn)之間該物品的出庫(kù)記錄,和收貨人及時(shí)聯(lián)系,找到是哪一筆出庫(kù)單少發(fā)了,并商量解決辦法。大多數(shù)情況下,收貨人收到的貨物有缺失,一般都會(huì)及時(shí)聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)或者貨主單位。
如果收貨方要求補(bǔ)發(fā),則在賬面外(WMS之外)做補(bǔ)發(fā)貨處理,無(wú)需做賬務(wù)登記。如果收貨方不要求補(bǔ)發(fā),則可以找到原出庫(kù)單,修改出庫(kù)單內(nèi)容(減少出庫(kù)數(shù)量)。
實(shí)際情況是,對(duì)于已經(jīng)出庫(kù)完成的出庫(kù)單,很多WMS是不支持修改功能的,這種情況才可以做一個(gè)退貨入庫(kù)操作。不管是修改出庫(kù)數(shù)量還是做退貨入庫(kù),都需要通知貨主單位,以確保倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存和貨主單位庫(kù)存保持一致。
為何很多WMS無(wú)法支持對(duì)已經(jīng)完成的出庫(kù)單做修改,主要有兩個(gè)原因:
一是這個(gè)WMS是按照財(cái)務(wù)管理思路設(shè)計(jì)的,修改出庫(kù)數(shù)量只能新設(shè)紅字出庫(kù)單來(lái)沖銷。另一原因是修改后的出庫(kù)貨位有變動(dòng),無(wú)法恢復(fù)原狀,會(huì)影響貨位的準(zhǔn)確性。
這些理由,都是WMS不成熟的表現(xiàn),作者所在公司設(shè)計(jì)的WMS,是能夠撤銷或修改已經(jīng)出庫(kù)完成的訂單的。至于為何推薦修改訂單,而不是做一個(gè)退貨入庫(kù)單,因?yàn)橥素浫霂?kù)單會(huì)增加退貨入庫(kù)記錄,可能影響物流費(fèi)用結(jié)算。
2、入庫(kù)時(shí)多收了貨造成的盤盈
多收了貨而沒(méi)有記錄入賬,導(dǎo)致實(shí)物庫(kù)存比賬面庫(kù)存多,多出的部分我們一般叫賬外庫(kù)存。賬外庫(kù)存有可能是貨主企業(yè)有記錄,而倉(cāng)庫(kù)忘了記錄。
也有可能貨主企業(yè)自身也忘了記錄。不管如何,倉(cāng)庫(kù)企業(yè)不要因?yàn)橛辛速~外庫(kù)存就沾沾自喜,感覺(jué)自己高大上能幫客戶管出多余的庫(kù)存。
3、客戶退貨記錄未填造成的盤盈
客戶退貨正常的流程應(yīng)該是客戶先通知貨主企業(yè)退貨,貨主企業(yè)再通知倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)接收。但實(shí)際操作中往往是相反的,是倉(cāng)庫(kù)先收到貨,而貨主企業(yè)并不知情;這時(shí)候就要及時(shí)和貨主企業(yè)溝通,及時(shí)做退貨登記。
如果是退貨記錄未登記,則及時(shí)補(bǔ)登退貨記錄;并和貨主企業(yè)通報(bào)核對(duì)退貨信息。如果發(fā)現(xiàn)有瑕疵品(退貨原因大多是因?yàn)槌霈F(xiàn)瑕疵),則要及時(shí)做次品標(biāo)識(shí),或者凍結(jié)。
二、盤虧的處理辦法
盤虧,就是通過(guò)盤點(diǎn)結(jié)果實(shí)際庫(kù)存與賬面庫(kù)存對(duì)比,發(fā)現(xiàn)實(shí)際庫(kù)存比賬面庫(kù)存少。產(chǎn)生盤虧的原因是多方面的,主要有出庫(kù)未記賬的、破損未記賬的、散裝貨計(jì)數(shù)誤差(小數(shù)點(diǎn)誤差)造成的、出庫(kù)拿錯(cuò)貨造成的等。
出現(xiàn)盤虧情況,如果不做及時(shí)的處理,很容易影響正常出庫(kù)業(yè)務(wù)。貨主企業(yè)很有可能按照賬面庫(kù)存最大數(shù)來(lái)發(fā)布出庫(kù)指令,但這時(shí)候?qū)嶋H庫(kù)存不足,會(huì)影響發(fā)貨效率,甚至產(chǎn)生業(yè)務(wù)糾紛。
1、出庫(kù)未記賬造成的盤虧
主要包括正常出庫(kù)未記賬以及退回給供應(yīng)商未記賬等。往往在倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)比較繁忙的時(shí)候,由于一些特殊的原因(比如私下打白條出庫(kù)),倉(cāng)庫(kù)實(shí)際發(fā)貨了,但沒(méi)在賬上體現(xiàn)。造成的結(jié)果就是,倉(cāng)庫(kù)實(shí)物庫(kù)存減少了,但賬面庫(kù)存因?yàn)闆](méi)有記賬沒(méi)有減少,由此造成盤虧。
如果是正常出庫(kù)超發(fā)了,則要找到原始出庫(kù)單,修改出庫(kù)單的出庫(kù)數(shù)量(增加賬面上的出庫(kù)數(shù)量)。
如果是忘記做出庫(kù)登記了,則要及時(shí)補(bǔ)填出庫(kù)單據(jù)。比如私下打白條出庫(kù)的時(shí)候,一定要留下明確的記錄。因?yàn)榫o急情況下,客戶打白條,可能也未在其賬面上體現(xiàn);而倉(cāng)庫(kù)這邊也未記錄的話,則坐實(shí)了倉(cāng)庫(kù)虧貨的事實(shí),根本無(wú)法辯駁。
如果是退貨出庫(kù)(返還給貨主單位)沒(méi)有做登記,則要及時(shí)找到退貨依據(jù),及時(shí)補(bǔ)登退貨出庫(kù)記錄,同時(shí)要求貨主單位做好退貨接收的補(bǔ)登手續(xù),以保證雙方賬目上的一致。
2、破損處理未記賬造成的盤虧
主要是日常管理中發(fā)現(xiàn)的貨品質(zhì)量問(wèn)題,做了實(shí)物處理,但未及時(shí)做賬務(wù)處理,導(dǎo)致實(shí)際數(shù)與賬面數(shù)不符。
因?yàn)樽冑|(zhì)、損毀等原因造成貨品的直接廢棄,但沒(méi)有做損毀品的出庫(kù)賬務(wù)處理:這時(shí)賬務(wù)上(WMS)要及時(shí)做“減庫(kù)”操作。
其一是可以做退貨出庫(kù),將廢棄的貨品出貨給貨主企業(yè)(哪怕是丟棄,也可以算作是出庫(kù)給貨主企業(yè))。
其二是,而如果損毀責(zé)任由倉(cāng)庫(kù)企業(yè)承擔(dān),則出庫(kù)的收貨單位是倉(cāng)庫(kù)企業(yè)(相當(dāng)于是倉(cāng)庫(kù)企業(yè)按照約定的價(jià)格買下了損毀的物品)。
因?yàn)榱軡?、破損等原因?qū)е挛锲繁幌录芨綦x:這時(shí)候要及時(shí)在WMS賬務(wù)上做隔離標(biāo)記。一種做法是直接將破損物品在原貨位上凍結(jié)。另一種做法是將破損物品移動(dòng)到次品區(qū),同時(shí)在WMS賬務(wù)上做次品移動(dòng)記錄。
3、散裝貨計(jì)數(shù)誤差(小數(shù)點(diǎn)誤差)造成的盤虧
由于小數(shù)點(diǎn)誤差造成的數(shù)量差異,一方面可以通過(guò)在合同上約定允許的誤差范圍;另一方面,通過(guò)增加虛擬入庫(kù)(哪怕這個(gè)入庫(kù)數(shù)量只有零點(diǎn)零幾的內(nèi)容)來(lái)平衡這點(diǎn)誤差。
4、出庫(kù)拿錯(cuò)貨造成的盤虧
由于揀貨人員不熟練不小心(也有可能是揀貨指令不清晰、貨位設(shè)置不清晰、貨品外包裝容易混淆等原因),把B商品當(dāng)成A商品出庫(kù)了。造成的結(jié)果是B商品出現(xiàn)盤虧,而A商品出現(xiàn)盤盈。
由于發(fā)錯(cuò)貨造成的換貨處理,要及時(shí)找到A商品的出庫(kù)記錄,找出是哪一單拿錯(cuò)了貨,然后做換貨處理。換貨操作是在賬外處理的,因?yàn)閾Q貨操作產(chǎn)生的費(fèi)用,也應(yīng)該在賬外處理。
5、無(wú)可追溯原因的盤虧
意思就是說(shuō),確實(shí)找不到什么原因,貨物就是少了。這是真正的盤虧結(jié)果。這時(shí)候就需要憑經(jīng)驗(yàn)來(lái)判定了,比如食品或者高貨值電子品,會(huì)不會(huì)有失竊的情況。出現(xiàn)真實(shí)的盤虧情況可以有以下幾種處理辦法。
由倉(cāng)庫(kù)企業(yè)賠償,在市場(chǎng)上購(gòu)買對(duì)應(yīng)商品來(lái)補(bǔ)齊實(shí)物庫(kù)存。這種情況是維持賬上庫(kù)存數(shù)不變,增加實(shí)物庫(kù)存。
由倉(cāng)庫(kù)企業(yè)賠償,貨主企業(yè)允許做一次虛擬出庫(kù),收貨人是倉(cāng)庫(kù)企業(yè)。這種情況是維持實(shí)物庫(kù)存不變,減少賬上庫(kù)存。
獲得貨主企業(yè)的諒解,從貨主企業(yè)的生產(chǎn)線上獲得貨品來(lái)補(bǔ)齊盤虧的實(shí)物數(shù)量。實(shí)際上,在流通環(huán)節(jié)中出現(xiàn)貨物虧空是大概率事件,只要不是特大規(guī)模的數(shù)量損失,只要倉(cāng)庫(kù)企業(yè)態(tài)度誠(chéng)懇、服務(wù)到位,和貨主企業(yè)處理好關(guān)系,大多能獲得貨主企業(yè)的諒解。所謂說(shuō)話/做事留一線,日后好見(jiàn)面,大體也是這個(gè)意思。
三、存放位置差異的處理辦法
存放位置差異一般是因?yàn)闆](méi)按照揀貨規(guī)則來(lái)揀貨造成的。在正規(guī)的WMS中,系統(tǒng)都會(huì)按照揀貨規(guī)則(一般是先進(jìn)先出規(guī)則)來(lái)指定每個(gè)商品的揀貨位置。但實(shí)際情況是,搬運(yùn)工為了圖省事,直接搬離門口近的貨,或者待揀貨的物品被壓在幾層托盤底部,不愿挪動(dòng),直接取最外層的。
如果搬運(yùn)人員根本就不管揀貨指令,不按揀貨指令搬貨,那整個(gè)倉(cāng)庫(kù)管理就肯定亂套了,這是最基本的管理問(wèn)題,或者說(shuō)是執(zhí)行力問(wèn)題,不屬于本文討論范圍。
如果是偶然的搬錯(cuò),短期內(nèi)發(fā)現(xiàn)的話,可以修改搬運(yùn)指令,把原來(lái)指定的貨位調(diào)整為實(shí)際發(fā)生的貨位。
如果是經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間,連原來(lái)指定貨位的內(nèi)容也發(fā)生了變動(dòng),這時(shí)候已經(jīng)沒(méi)法直接恢復(fù)了。只能通過(guò)庫(kù)存調(diào)整的辦法,這里的庫(kù)存調(diào)整,不是調(diào)整數(shù)量,而是調(diào)整現(xiàn)有貨品的存放位置以及實(shí)際的生產(chǎn)日期批次號(hào)等內(nèi)容。
四、存貨質(zhì)量差異的處理辦法
一般出現(xiàn)存貨質(zhì)量差異都是賬面庫(kù)存是完好的,實(shí)際庫(kù)存是有破損的或者過(guò)期的;基本上是與日常管理失控相關(guān),如沒(méi)定期巡檢倉(cāng)庫(kù),導(dǎo)致未及時(shí)發(fā)現(xiàn)破損貨品,或者雖然發(fā)現(xiàn)了,未及時(shí)做賬務(wù)處理;未按照先進(jìn)先出做出庫(kù)揀貨,導(dǎo)致早期貨物長(zhǎng)期積壓最終過(guò)保質(zhì)期等。
如果是出現(xiàn)破損差異,需及時(shí)申報(bào)破損內(nèi)容,并做賬務(wù)處理(次品處理或凍結(jié)),同時(shí)加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)巡檢,早發(fā)現(xiàn)早匯報(bào)早處理
如果是出現(xiàn)過(guò)保質(zhì)期,則要加強(qiáng)先進(jìn)先出揀貨原則的監(jiān)督落實(shí),制定保質(zhì)期報(bào)警策略。
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