「活動(dòng)管理」這是一個(gè)經(jīng)常被拋來拋去的話題，但除了其的字面意思外，它到底包含什么？更重要的是，它如何在活動(dòng)中得到應(yīng)用？其實(shí)每種類型的活動(dòng)都需要一套獨(dú)特的技能和訣竅，來幫助減少混亂，為與會(huì)者順利地舉辦有吸引力的活動(dòng)。最近熱度高漲的《夢華錄》中，半遮面和永安樓開張之時(shí)皆為門庭若市、高朋滿座，現(xiàn)實(shí)中也不乏有諸多鼓樂齊鳴、驚艷四座的活動(dòng)。為什么有的活動(dòng)能夠大放異彩，同時(shí)還讓與會(huì)者有賓至如歸之感，而有的活動(dòng)則效果平平，難以在賓客心中留下記憶點(diǎn)？今天我們將通過五個(gè)步驟為您解密，手把手教您如何進(jìn)行「活動(dòng)管理」。
一、什么是「活動(dòng)管理」
「活動(dòng)管理」包括執(zhí)行大型活動(dòng)的各種功能，其中可能包括會(huì)議、盛典、音樂會(huì)、貿(mào)易展覽、節(jié)日慶祝以及某些典禮儀式。它包括處理活動(dòng)的整體組織工作，與工作人員合作，并對(duì)整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行項(xiàng)目管理。其他職責(zé)可能包括管理預(yù)算、管理負(fù)責(zé)各項(xiàng)職能的團(tuán)隊(duì)，以及監(jiān)督活動(dòng)的執(zhí)行?；顒?dòng)管理者還負(fù)責(zé)監(jiān)督所有外部供應(yīng)商的服務(wù)以及包括活動(dòng)策劃者在內(nèi)的一些專業(yè)人士的工作。
二、為什么「活動(dòng)管理」如此重要
正確的「活動(dòng)管理」可以提高企業(yè)的聲譽(yù)并維護(hù)客戶群。無論是與贊助商或員工的小型聚會(huì)，還是上千人的啟動(dòng)儀式，這些活動(dòng)都能讓公司增強(qiáng)品牌曝光，提升品牌的聲譽(yù)，同時(shí)讓客戶在活動(dòng)上接觸到新產(chǎn)品，與客戶建立新的聯(lián)系。因此「活動(dòng)管理」能夠?yàn)檗k好活動(dòng)打下基礎(chǔ)，確保我們在計(jì)劃期間考慮到所有相關(guān)的角度，為所有利益相關(guān)者提供活動(dòng)路線圖，保證活動(dòng)順利進(jìn)行。
三、「活動(dòng)管理」的五個(gè)步驟
步驟一：創(chuàng)建目標(biāo)并做足功課
任何成功的活動(dòng)的第一階段都是確定目標(biāo)+創(chuàng)建行動(dòng)計(jì)劃，以此說明活動(dòng)運(yùn)營及其他崗位將如何開展此次活動(dòng)。首先要確定活動(dòng)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是什么，專注于一個(gè)目標(biāo)，并真正使其落地，比如推出某個(gè)新產(chǎn)品，或者想產(chǎn)生額外的新線索…..
無論互動(dòng)的目標(biāo)定在何處，都必須深入了解具體情況，因?yàn)檫@將使籌備人員對(duì)活動(dòng)能有更清晰的認(rèn)識(shí)，使其更容易實(shí)現(xiàn)長期管理。一旦確定了目標(biāo)，接著就應(yīng)該開始做好相關(guān)研究。微觀剖析目標(biāo)，并規(guī)劃出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體措施，這將有助于細(xì)化活動(dòng)范圍，確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的舉措。研究功課做得越足，活動(dòng)內(nèi)容便越詳細(xì)、越精煉，同時(shí)活動(dòng)的可行性也會(huì)更加清晰，特別是在預(yù)算方面的把控。
圖：行動(dòng)目標(biāo)
步驟二：確定活動(dòng)主題并勾勒出活動(dòng)輪廓
在做好了充足研究的準(zhǔn)備下，便可以利用研究過程中的一些發(fā)現(xiàn)為活動(dòng)創(chuàng)建具體的行動(dòng)計(jì)劃，這將為「活動(dòng)設(shè)計(jì)」打下基礎(chǔ)，因此要仔細(xì)研究每一個(gè)細(xì)節(jié)，細(xì)枝末節(jié)處皆不可放過。
為了便于工作開展，下面羅列的問題清單可以幫助您理清這些細(xì)節(jié)：
活動(dòng)的主題是什么？
目標(biāo)受眾是哪些？
活動(dòng)將在何時(shí)何地舉行？
活動(dòng)的形式是什么？
活動(dòng)的持續(xù)時(shí)間是多久？
預(yù)計(jì)有多少人參加？
活動(dòng)發(fā)言人有哪些？
是否提供一些娛樂活動(dòng)？
讓客戶了解活動(dòng)的渠道有哪些？
怎樣才能讓與會(huì)者充分參與？
是否收取門票？
是否需要尋找贊助商？
需要什么技術(shù)支持？
除上述以外，還有很多值得思考、需要解決的問題。設(shè)想圍繞活動(dòng)每一個(gè)可能的細(xì)節(jié)和可能發(fā)生的情況進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，這樣做可以及早發(fā)現(xiàn)任何可能出現(xiàn)的問題。
步驟三：打磨細(xì)節(jié)
完成上一步之后，活動(dòng)框架的具體想法已經(jīng)形成，下面就是將這些想法付諸實(shí)踐。這一步是最耗時(shí)的，包含一長串的行動(dòng)需要去執(zhí)行：
尋找場地（或在線活動(dòng)平臺(tái)）、供應(yīng)商、發(fā)言人、贊助商等
建立活動(dòng)網(wǎng)站并啟動(dòng)活動(dòng)前的互動(dòng)溝通
活動(dòng)營銷和推廣
跟蹤活動(dòng)注冊人數(shù)
與參會(huì)者互動(dòng)
活動(dòng)當(dāng)天的后勤工作
設(shè)計(jì)并確定重要的活動(dòng)文件，如會(huì)議記錄等
設(shè)計(jì)活動(dòng)報(bào)到流程并制作標(biāo)識(shí)牌
活動(dòng)后的溝通
要想活動(dòng)的參與效果好，參會(huì)者是其中一大重要元素，因此活動(dòng)營銷和推廣在這環(huán)節(jié)尤為重要。市場部可以通過自身建立的各大宣傳平臺(tái)來增加活動(dòng)的覆蓋面，當(dāng)然也可以訴諸于一些專業(yè)的營銷技術(shù)公司。徑碩科技自主研發(fā)的營銷自動(dòng)化產(chǎn)品能夠在活動(dòng)宣傳及活動(dòng)后的數(shù)據(jù)追蹤上助您一臂之力，支持運(yùn)營者進(jìn)行多渠道觀眾招募、為報(bào)名者提供微信、短信、郵件等全渠道的報(bào)名入口、便捷的留資互動(dòng)流程、自動(dòng)化的參會(huì)提醒，為您大幅提升邀約效率與參會(huì)率。
步驟四：開展活動(dòng)
在做完了前面三個(gè)步驟的鋪墊之后，那就到了正式舉辦活動(dòng)這一天。若想要籌辦一場成功的盛典，以下需要采取的一些行動(dòng)，助您越過最后的障礙，確?；顒?dòng)取得圓滿成功。
確保一切準(zhǔn)備就緒
簽到
賓客溝通
處理突發(fā)問題和緊急情況
發(fā)言人和嘉賓支持
社交媒體和觀眾互動(dòng)
圖：活動(dòng)
步驟五：活動(dòng)后的工作
隨著嘉賓和觀眾離場，活動(dòng)結(jié)束，但這并不是流程的終點(diǎn)。運(yùn)營人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集反饋，繼續(xù)和與會(huì)者互動(dòng)，為未來的宣傳做規(guī)劃。
首先是在活動(dòng)結(jié)束后12至48小時(shí)內(nèi)，向與會(huì)者發(fā)送一封帶有活動(dòng)后調(diào)查的「感謝郵件」，這讓與會(huì)者有足夠的時(shí)間來消化他們對(duì)活動(dòng)的看法，為您提供大量關(guān)于如何改進(jìn)活動(dòng)的見解。
然后便是利用您收集到的所有有價(jià)值的反饋，讓團(tuán)隊(duì)一起「進(jìn)行匯報(bào)」，團(tuán)隊(duì)成員可以反饋活動(dòng)執(zhí)行過程中的個(gè)人感受以及未來能夠有哪些方面的提升，為下一次活動(dòng)更上一層樓積累經(jīng)驗(yàn)！
組織活動(dòng)是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，但它可以帶來的利益極為可觀。因此做好活動(dòng)管理異常重要，它將有助于降低風(fēng)險(xiǎn)，讓所有相關(guān)工作人員專注于最重要的事情，活動(dòng)管理上投入足夠的時(shí)間，活動(dòng)前、活動(dòng)中及活動(dòng)后做好充足的準(zhǔn)備，才能讓活動(dòng)大獲成功，為嘉賓舉辦一場難以忘懷的盛典。
以上就是“手把手教您如何進(jìn)行活動(dòng)管理”的詳細(xì)內(nèi)容，更多請關(guān)注木子天禾科技其它相關(guān)文章！
